Saiba como fazer uma boa gestão de escritório compartilhado

Os escritórios compartilhados são boas alternativas para reduzir gastos na gestão da empresa, no entanto, é preciso que haja um trabalho especial de adequação da equipe ao espaço. Confira como aproveitar melhor essa ferramenta.

O escritório compartilhado é uma das tendências mais utilizadas atualmente pelas empresas. Também chamado de coworking, esse espaço consiste numa alternativa que resulta em uma série de vantagens para o cotidiano corporativo.

Como várias companhias usufruem do mesmo ambiente e de sua estrutura, os gastos com a manutenção do local pesam menos no caixa de cada corporação.

Porém, para aproveitar os benefícios do escritório compartilhado é preciso uma gestão capaz de formatar estratégias específicas para este contexto, de modo a oferecer soluções eficientes para seus funcionários e prestadores de serviço.

Confira algumas dicas para ter uma administração eficaz do coworking e descubra como elas podem interferir positivamente nos resultados do negócio.

Formação da equipe

Nem todos os profissionais conseguem se adaptar facilmente aos escritórios compartilhados, por isso, é preciso reconhecer as habilidades de cada um para alocar os colaboradores nos setores em que têm condições de se sair melhor.

Qualquer empresa que adote este modelo deve oferecer treinamentos para a equipe e esclarecer o método de trabalho para eliminar possíveis incertezas.

A capacidade de adaptação é importante para o sucesso do negócio. O gerenciamento precisa ser formatado para funcionar de maneira remota, com relatórios que contenham as atividades e o número de horas de trabalho.

Meios de comunicação adequados

A comunicação no ambiente de trabalho compartilhado necessita dispor de ferramentas próprias e específicas para que o trabalho consiga ter fluência.

Tecnologias como o PABX favorecem a capacidade de atendimento, pois direciona as chamadas de modo automático e permitem um tempo inferior de espera e economia de recursos, além de ligações com mais qualificação.

Os ramais móveis possibilitam que os funcionários atendam chamadas em seus próprios celulares e participem de reuniões até mesmo quando estão em trabalho externo. Aplicativos de mensagens também facilitam a comunicação.

Estrutura do escritório

A eficiência do coworking depende muito da estrutura do ambiente. Itens como iluminação, ventilação e espaço extenso conseguem aumentar a produtividade.

É necessário que o local disponha de um equilíbrio entre privacidade, silêncio e capacidade de interação social. As salas de reuniões devem ter portas fechadas. Todas as áreas dos escritórios precisam ser bem sinalizadas.

O WI-FI precisa ter boa velocidade e capacidade de cobrir todo o lugar por meio da colocação de modens e roteadores. Além disso, a limpeza deve ser constante, como se fosse um escritório comum alocado numa sala individual.

Ferramentas de gestão

Apesar de muitos gestores terem o pensamento de que soluções tecnológicas custam caro e dão muito trabalho, as ferramentas mais modernas apresentam uma considerável economia de recursos em termos na gestão da companhia.

Ao compilar funções e otimizar atividades ocorre uma ampliação na produtividade, o que aumenta o nível de comunicação entre o equipe e clientes.

Um escritório compartilhado deve contar com as inovações exigidas pelo mercado. As melhores ferramentas nas mãos de funcionários competentes e dedicados têm um alto potencial para permitir todos os objetivos almejados.

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